Cum eviti efectele nedorite in comunicarea scrisa?
30/01/2012 - Fara comentarii
La cursurile de comunicare scrisa, oamenii vin cu nevoi reale si e nevoie sa plece cu solutii clare, deja incercate, asadar cu lectia invatata.
Recent, am avut placerea sa sustin Training-ul de Abilitati de Comunicare Scrisa pentru echipa Ortec. Una dintre temele cele mai interesante pentru cursanti a fost „Cum scriem mesaje negative?”. Sigur, cu totii am avut nevoie cel putin o data (in ultima luna!) sa scriem un mesaj negativ. Cel mai greu nu este sa scrii mesajul, ci sa te feresti de ispita de a scrie “Din pacate”, “Suntem nevoiti”, “Ne pare rau”. Asadar, cum eviti cliseele?
Cea mai buna solutie, dupa parerea mea, este sa muti tonul total pe pozitiv. Folosirea afirmatiilor, a cuvintelor cu sens pozitiv, ajuta la imprimarea mesajului cu o nota placuta si optimista. Destinatarul este mult mai probabil sa accepte usor o veste proasta daca limbajul denota bune intentii si il surprinde prin cuvinte care par gandite si simtite in acelasi timp.
Alta tema foarte apreciata a fost “Cum raspunzi politicos unui mesaj obraznic?”. Primul impuls este sa raspundem cu aceeasi moneda, aparent pentru a impune, a arata celuilalt cine este superiorul ierarhic. Totusi, cel mai sigur efect al acestui impuls este perpetuarea corespondentei ineficiente. In felul acesta ne asiguram nu doar un lung sir de mesaje fara ca scopul final al corespondentei sa fie atins, ci si mesaje ulterioare pe acelasi ton.
Tocmai de aceea, recomand ca pentru orice mesaj sa ne gandim in primul rand la scop, la ce vrem sa obtinem, ce reactie vrem sa aiba destinatarul. Pentru cazul mentionat, daca vrem sa educam, o metoda eficienta este sa dam un bun exemplu – de fapt, numai asa suntem credibili.
Claudia Mirica
Trainer



